ヒント(39) 営業会議を効果的に行うコツ

営業活動は、あらゆる企業において、業績を左右する非常に重要な取り組みです。これは社長以下、全ての従業員が一致団結して行うべきものであり、特定の営業マンの個人プレーに頼るべきではありません。

 

このように、営業活動を『会社挙げての総合戦』と考えた場合に、必要になってくるのが営業会議です。

 

営業会議とは何か

 

営業会議とは、営業方針や社外情報を共有し、営業活動において『誰が』『何を』『いつまでに』するかを決定する場です。

 

営業活動を効果的に行うことによって、従業員のモチベーションがアップし、営業活動の質が高まります。

 

また、社外情報、特に、顧客ニーズに関する情報を社内にフィードバックすることによって、商品開発や店づくり、サービス向上にも繋がります。

 

営業会議で協議すること

 

営業会議を行う目的は、売り上げを伸ばすためですから、会議では、それに関する事を協議します。内容としては、例えば、お客様(新規・既存)、競合他社、新商品、企画、サービス、クレームなどがあります。

 

また、営業会議は『PDCAサイクル』に沿って行います。PDCAサイクルとは、継続的な改善を行うための考え方で、次の(1)~(4)を繰り返すことです。

 

(1)P(Plan)・・・計画、方針、ルール
(2)D(Do)・・・・実行
(3)C(Check)・・結果評価と分析
(4)A(Action)・・改善、対策

 

この中で日々の営業活動は『D』に相当します。営業活動は、各々がただ動くのではなく、目標を立てて計画的に、そして方針やルールに則って動く必要があります。それを営業会議で決定、あるいは、伝達します。これが、『P』です。

 

営業活動はやりっ放しではいけません。計画や方針通りにできたかどうか、また、目標が達成できたか(または達成できそうか)どうかを評価しなければなりません。そして、なぜそのような結果になったのか、の要因を分析します。これが『C』です。非常に重要な部分です。

 

最後が『A』です。改善や軌道修正を行い、問題の再発防止策や予防策を立てます。

 

このPDCAの流れを営業会議に組み込むことによって、営業活動で成果が出るようになります。

 

営業会議のポイント

 

営業会議を効果的に行うためのポイントはいくつかあります。

 

まず、参加対象を明確にする事です。参加したりしなかったりする人が多いと営業会議は自然消滅します。業務を理由に頻繁に欠席する人がいる場合は、業務と会議との優先順位を明確にします。

 

営業会議には営業マンだけでなく、他の部門の人にも参加させるべきです。その方が全社的に営業マンを支援する雰囲気が出やすいのと、営業マンが商品知識や業務知識の不足を補う事ができます。

 

そして、参加者には、最低一回以上の発言を義務付ける『全員発言ルール』を適用します。これによって、参加者の積極姿勢を作っていきます。

 

また、会議には議案と議事録が必要です。ただ何となくする会議は時間の無駄です。事前に議案を準備し、議案に沿って会議を進めます。その際、議案を出す事を参加者全員に義務付ける『全員議案ルール』を適用すると、密度が濃くなります。また、出てきた議案を見れば、その人の仕事への熱意や能力が見えてきます。

 

決定事項は議事録に残し、確実に実行されるようにします。そして、その履行状況を次回の会議で確認します。

 

会議は決定する場

 

会議は何かを決定する場です。よって、結論を先延ばしせず、その場で決めてしまうのが原則です。止む無く決定を先に延ばす場合は、『決定する為に不足している情報』と『いつまでに結論を出すか』の二つを確認します。とにかく、何となく先延ばしにする事だけは避けます。

 

また、繰り返しになりますが、『誰が』『何を』『いつまでに』するのかを、必ず明確にします。そうしないと、誰も決定事項を実行しません。『決定』とは実行する為のものです。

 

営業会議が定着していない企業は是非、これを機に実施してみると良いでしょう。

 

(那覇商工会議所・商工ニュース2008年6月号掲載)

 

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