ヒント(51) 効果的な会議の進め方

会議は、複数の関係者が会って議論し、意志決定をする場です。会議には複数の従業員が業務の手を止めて参加するため、一回行う度に参加人数分の人件費を消費しています。

 

そのため、一時期、「会議をしないのがいい会社」と言われたりもしました。しかし、会社には、議論や調整、認識共有の場は必要であり、会議を全くしない訳にもいきません。

 

そこで、会議は必要最小限の時間で効果的に実施する事が重要になります。

 

時間を守る

 

会議はまず、開始時間と終了時間を守ることが基本です。特に終了時間の順守は大切です。会議が長引くと雰囲気がだらけ、業務に復帰するのも遅くなります。また、会議が長いのは、多くの場合、段取りが悪いからです。下手をすると、社員をいつも長時間拘束している割に、いつも結論が先延ばし、という事になりかねません。

 

会議は、決まった時間で終了する。むしろ、早めに終わる位で丁度よいのです。短い時間での議事終了を目指すことから、議題に優先順位を付けたり、事前の段取りを強化したりして、会議の密度を濃くする努力につながっていきます。

 

会議で話し合うべきこと

 

会議は報告の場ではありませんので、上司と部下の一対一の面談で出来る内容は会議で取り上げるべきではありません。

 

基本的に、会議は議題を決めて実施しますが、議題は「関係者を同時に集めないと調整しにくい事」の中から重要なものから挙げていきます。

 

社内における『根深い問題』は、部署間または担当者間の利害対立や意思疎通不足に端を発しており、当事者だけでは解決できないケースが少なくありません。そういった問題こそ、優先的に取り上げるべきです。

 

会議も段取り八割

 

会議を短い時間で効率的に行うには、事前準備が大切です。その最たるものは、会議資料の事前配付です。

 

会議時間中に、資料を配付したり、読み合わせをするのは時間の無駄ですし、参加者にしても、その場で資料を渡されても、読みこんだり調べたりする事ができません。結果として、会議の中見が浅くなります。

 

資料の事前配付が難しい場合でも、大まかな議題くらいは事前に周知すべきです。

 

また、会議には道具が必要です。特にホワイトボードがお勧めです。口頭だけの議論だと、意見が対立した時にまとめるのが大変ですが、何かに書きながら議論を進めると、論点が整理しやすく意見集約ができます。当然ながら、参考情報は資料として配付します。

 

参加者が守るべきルール

 

会議にはルールが必要です。「時間厳守」や「業務との兼ね合い」以外にもいくつかあります。

 

会議に参加しても何も発言しない人はいないでしょうか?何も発言しない人は会議に参加しても時間の無駄です。業務を優先し、結論だけ後で連絡すればいいでしょう。

 

会議に参加させるのであれば、とにかく最低一回は発言させなければなりません。これを『全員発言ルール』と言います。

 

全員発言ルールが根付いている会社では、次に『全員議題ルール』を徹底します。参加者全員に何らかの問題意識を持ってもらい、議題を提供してもらう事で、会議の密度が濃くなります。また、どんな議題を出すかによって、その人のレベルを推し量ることもできます。

 

更に、管理職クラスは、自部門の都合優先ではなく、「どうすれば会社全体が良くなるか?」を基準に議論すべきです。これを『全体最適ルール』と言います。

 

必ず結論を出す

 

会議ではどんな場合でも必ず結論を出します。スピード経営が要求される現在、問題をズルズルと先延ばしする会社はつぶれます。

 

議論が堂々巡りになるのは、意志決定に必要な情報が不足している可能性があります。その場合は、どんな情報が不足しているかを整理し、「まずは実態を調査する」という事だけでも決めます。

 

また、結論を出しにくい場合は、選択肢だけでも作って、その功罪を整理します。するとかなり判断しやすくなります。

 

とにかく何かを決める。会議ではこれが重要です。

 

(那覇商工会議所・商工ニュース2009年6月号掲載)

 

一覧表に戻る